TickTick:To Do List & Calendar

Ensimmäisen viikon aikana tehtäväsovellus tuntuu usein lupaavalta: lista tyhjenee, muistutukset osuvat kohdalleen ja arki näyttää hallittavammalta. Minulle kiinnostavampi kysymys on kuitenkin se, jääkö sovellus käyttöön myös uutuudenviehätyksen jälkeen. TickTick:To Do List & Calendar on tuottavuussovellus, jonka vahvuus on tehtävien, aikataulujen ja muistutusten kokoaminen samaan paikkaan. Se voi helpottaa arkea aidosti, mutta hyöty riippuu siitä, rakennatko itsellesi kevyen rutiinin vai yritätkö järjestää jokaisen minuutin.

Alkuun pääsee nopeasti, mutta tapa ratkaisee

Ensimmäisen käyttökerran selkeys on tärkeä etu. Tehtävälistan tekeminen ei vaadi pitkää perehtymistä, joten voin aloittaa vaikka kirjaamalla ylös tämän päivän asiat ja lisätä rakennetta vasta tarpeen mukaan. Sovelluksen on kehittänyt TickTick Limited. Se on ilmainen ladata, mutta sovelluksen sisäiset ostot voivat maksaa 0,50–39,99 euroa, jos ne laskutetaan Playn kautta. Sovelluksen ikäluokitus on PEGI 3.

Ensimmäisellä viikolla kannattaa vastustaa kiusausta rakentaa täydellistä järjestelmää. Teen mieluummin yhden listan asioille, jotka pitää hoitaa, ja lisään määräaikoja vain tehtäviin, joilla todella on määräpäivä. Jos jokaiselle pienelle asialle asettaa muistutuksen, ilmoituksista tulee helposti taustamelua. Hyvä aloitus on mahdollisimman pieni: sovelluksen pitää vähentää muistettavaa, ei luoda uutta ylläpitoprojektia.

Kuvitellaan tavallinen arkipäivä: aamulla huomaan, että pitää lähettää työasia, käydä kaupassa ja varata aika myöhemmälle viikolle. Kirjaan tehtävät heti, sijoitan oikeasti ajastetun asian kalenteriin ja jätän kauppalistan omaksi kokonaisuudekseen. Näin minun ei tarvitse säilyttää kaikkea mielessä, mutta myöskään jokainen arkinen teko ei muutu kalenterimerkinnäksi. Tämä ero tehtävän ja varatun ajan välillä on yksi käytännöllisimmistä tavoista pitää kokonaisuus luettavana.

Tehtävät ja kalenteri palvelevat eri tarpeita

Tehtävälista vastaa kysymykseen siitä, mitä pitää tehdä; kalenteri puolestaan näyttää, milloin jokin asia tapahtuu tai sille on varattu aikaa. Kun nämä kaksi näkymää tukevat toisiaan, pystyn arvioimaan päivän kuormaa paremmin kuin pelkästä tehtävien määrästä. Eräpäivä kannattaa asettaa vain silloin, kun sillä on todellinen merkitys. Muuten määräpäivälistasta tulee helposti kasa toiveita, jotka näyttävät kiireellisiltä ilman syytä.

Alatehtävät ovat hyödyllisiä, kun ison kokonaisuuden ensimmäinen askel ei ole selvä. Esimerkiksi matkaan valmistautumisen voi jakaa varausten tarkistamiseen, tavaroiden kokoamiseen ja lähtöpäivän asioihin. Samalla on hyvä varoa tekemästä jokaisesta tehtävästä monikerroksista: jos listan selaamiseen kuluu enemmän aikaa kuin itse tekemiseen, pilkkominen on mennyt liian pitkälle. Käytän alatehtäviä vain silloin, kun ne auttavat aloittamaan tai seuraamaan edistymistä.

Kalenterin ja tehtävien yhdistäminen sopii erityisesti ihmiselle, joka saa pyyntöjä useasta suunnasta. Kun työtehtävä, kotiasia ja sovittu meno eivät ole erillisissä muistilapuissa, päivän suunnitelmaa on helpompi tarkistaa yhdestä paikasta. Google-kalenterin kanssa toimiva integraatio voi olla hyödyllinen, jos oma aikataulu on jo siellä. En silti lähtisi siirtämään kaikkea kerralla: ensin kannattaa tarkistaa, millainen yhdistelmä näyttää omassa käytössä selkeältä, jotta päällekkäiset merkinnät eivät sotke näkymää.

Kuukaudesta toiseen tärkeintä on viikoittainen huolto

Sovelluksen arvo ei synny siitä, kuinka monta listaa saan luotua, vaan siitä, muistanko palata niihin. Minulle toimiva ylläpitorutiini on lyhyt viikkotarkistus: käyn läpi erääntyneet tehtävät, poistan turhiksi muuttuneet asiat ja päätän, mikä siirtyy seuraavalle viikolle. Tämä estää vanhoja tehtäviä kasaantumasta näkymään, jossa kaikki tuntuu yhtä kiireelliseltä. Jos en ole valmis käyttämään hetkeä listojen siivoamiseen, yksinkertaisempi muistilappu voi olla parempi valinta.

Toinen hyödyllinen tapa on erottaa toistuvat velvollisuudet kertaluonteisista projekteista. Kotona esimerkiksi viikoittainen asiointi ja kerran tehtävä muuttoon liittyvä selvitys eivät vaadi samaa käsittelyä. Kun pysyvät rutiinit ovat omassa listassaan, projektin seuraavat askeleet löytyvät helpommin. En kuitenkaan lisäisi toistuvia tehtäviä vain siksi, että se on mahdollista: jos rutiini sujuu jo automaattisesti, sen kirjaaminen voi olla turhaa työtä.

Usealla laitteella työskentelevälle synkronointi on konkreettinen mukavuus. Voin lisätä asian puhelimella liikkeellä ollessa ja tarkastella kokonaisuutta myöhemmin toisella laitteella sen sijaan, että yrittäisin muistaa, mihin merkitsin sen. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos arjen suunnittelu tapahtuu eri paikoissa. Samalla yksi keskitetty järjestelmä tekee luottamuksesta tärkeää: jos tehtävät ovat sovelluksessa, niiden kirjaamisesta ja tarkistamisesta täytyy tulla tapa.

Muokattavuus auttaa, mutta voi myös viedä huomion

Näkymien ja listojen muokkaaminen antaa mahdollisuuden sovittaa järjestelmä omaan ajattelutapaan. Voin erottaa työasiat henkilökohtaisista ilman, että koko sovellusta tarvitsee käyttää samalla tavalla kuin joku toinen. Teema-asetukset, kuten tumma tila, voivat tehdä pitkästä selailusta miellyttävämpää, mutta ne eivät itsessään paranna suunnittelua. Käytän muokkausmahdollisuuksia silloin, kun ne ratkaisevat toistuvan ongelman, en vain siksi, että asetuksia on tarjolla.

Yksi vähemmän ilmeinen kompromissi liittyy listojen määrään. Erilliset listat voivat rauhoittaa näkymää, mutta liiallinen jakaminen pakottaa muistamaan, mihin mikäkin asia kuuluu. Jos minun pitää tarkistaa useita paikkoja ennen kuin löydän seuraavan tehtävän, järjestelmä on liian hienojakoinen. Pidän yleensä luokittelun riittävän yksinkertaisena ja annan yksittäisen tehtävän otsikon kertoa, mistä on kyse.

Milloin sovellus väsyttää, ja kenelle se ei sovi

Muistutukset ovat hyödyllisiä silloin, kun tehtävän ajankohta on tärkeä; jatkuvana virtana ne voivat kuitenkin lisätä keskeytyksiä. Siksi määritän muistutuksen vain asiaan, jonka unohtaminen aiheuttaisi oikean ongelman. Muut tehtävät tarkistan itse listalta. Tämä rajaus auttaa myös silloin, jos ilmoituksia kertyy paljon: kaikkea ei tarvitse muuttaa hälytykseksi, jotta asiat pysyvät näkyvissä.

TickTick ei ole paras valinta ihmiselle, joka haluaa vain yhden hyvin lyhyen ostoslistan eikä aio tarkistaa sovellusta säännöllisesti. Se voi tuntua tarpeettoman monipuoliselta myös silloin, kun oma arki on jo hoidettu kalenterilla ja yksinkertaisilla muistiinpanoilla. Toisaalta pelkkä kalenteri ei aina ole yhtä luonteva paikka keskeneräisille tehtäville, eikä tavallinen muistilappu näytä yhtä hyvin ajallisia sitoumuksia. Valinta riippuu siis siitä, kaipaatko ennen kaikkea tehtävien hallintaa, aikataulua vai mahdollisimman vähäistä rakennetta.

Yhteistyöominaisuudet voivat auttaa, kun tehtäviä ja listoja jaetaan muiden kanssa. Perheen yhteinen asiointilista on selkeä käyttötilanne: jokainen voi nähdä, mitä pitäisi hoitaa, eikä kaikkea tarvitse välittää erillisillä viesteillä. Jaetun listan hyöty riippuu silti siitä, että kaikki osapuolet käyttävät sitä johdonmukaisesti. En myöskään rakentaisi tärkeää tiimiviestintää yhden tehtävälistan varaan; keskustelu ja työn vastuiden sopiminen voivat edelleen vaatia muun työkalun.

Yhteistyö ei myöskään tarkoita, että jokainen henkilökohtainen tehtävä pitäisi jakaa. Pidän omat muistettavat asiat erillään yhteisistä tehtävistä, jotta jaetusta listasta ei tule kaikkea mahdollista sisältävää varastoa. Kun tehtävän omistaja ja seuraava askel ovat selvät, lista auttaa; jos vastuu jää epäselväksi, sovellus ei ratkaise itse yhteistyöongelmaa.

Miten se vertautuu tavallisiin vaihtoehtoihin

Moni käyttää jo puhelimen omaa muistutussovellusta tai kalenteria. Niiden etuna on usein tuttuus ja vähäinen käyttöönotto: jos tarvitset vain muutaman hälytyksen tai tapaamisen, erillistä tehtäväjärjestelmää ei välttämättä tarvita. TickTick on perustellumpi, kun haluat pitää tehtävät, niiden alavaiheet ja aikataulun saman työskentelyrutiinin piirissä. Jos taas suunnittelet kaiken mielelläsi yhdellä kalenterisivulla etkä tarvitse tehtävälistoja, kalenteripainotteinen vaihtoehto voi tuntua luontevammalta.

Muistiinpanosovellukseen verrattuna tehtäväkeskeinen lähestymistapa ohjaa nimeämään konkreettisen seuraavan teon. Pitkä suunnitelma voi olla parempi tavallisessa muistiinpanossa, mutta siitä on vaikeampi huomata nopeasti, mikä pitää tehdä tänään. Oma käytännön ratkaisuni olisi kirjata sovellukseen tehtävät ja määräajat, ja säilyttää laajemmat taustatiedot siellä, missä niitä on helpoin lukea. Näin tehtävälista ei muutu tekstivarastoksi.

Sovellus on ilmainen, ja sen suosio näkyy myös laajassa käyttäjäjoukossa: latauksia on yli kymmenen miljoonaa, ja keskiarvo on 4,7 tähteä 159 tuhannesta arviosta. Arvioita on kertynyt 56 tuhatta. Nämä luvut kertovat tunnetusta vaihtoehdosta, mutta eivät ratkaise sitä, sopiiko sen tapa järjestää asioita minulle. Käytännössä tärkeämpää on, löydänkö oman päivän seuraavan tehtävän nopeasti ja muistanko palata järjestelmään myös kiireisen viikon jälkeen.

Kannattaako sille antaa pysyvä paikka?

TickTickin jatkuva arvo syntyy pienistä toistuvista hyödyistä: unohdettu asia tulee kirjattua heti, kalenterista näkee sitoumukset ja tehtävän voi pilkkoa silloin, kun aloittaminen tuntuu vaikealta. Sovellus on julkaistu 19.6.2013, ja se on vakiintunut tuottavuustyökaluksi. Minun mielestäni se ansaitsee pysyvän paikan, jos palaat siihen säännöllisesti ja pidät listat riittävän kevyinä. Jos järjestelmän ylläpito alkaa tuntua uudelta työltä, vähennä luokkia, ilmoituksia ja turhia määräpäiviä ennen kuin luovut siitä kokonaan.

Käytän mielelläni erilaisia sovelluksia pitääkseni elämäni järjestyksessä, ja kun kuulin TickTickistä, olin enemmän kuin innokas kokeilemaan sitä. Tässä arviossa kerron, millaisia kokemuksia minulla oli sovelluksen käytöstä ja miten se vertautuu muihin vastaaviin työkaluihin.

Ensivaikutelma ja käyttöönotto

Ensimmäinen asia, joka pisti silmään, oli sovelluksen selkeä ja intuitiivinen käyttöliittymä. Kun avaat sovelluksen ensimmäistä kertaa, huomaat heti, kuinka helppo sen käyttö on. Käyttöönotto oli nopeaa ja yksinkertaista. Sovellus opastaa käyttäjänsä vaihe vaiheelta, joten ei tarvitse olla mikään tekniikan ihmelapsi päästäkseen alkuun.

Sovelluksen rekisteröityminen ja ensimmäisen tehtävälistan luominen vei vain muutaman minuutin. Tämä on erityisen tärkeää kiireisille ihmisille, jotka eivät halua tuhlata aikaa monimutkaisiin asennuksiin.

Ominaisuudet ja toiminnallisuus

TickTick tarjoaa laajan valikoiman ominaisuuksia, joiden avulla voi hallita tehtäviä ja kalenteria tehokkaasti. Yksi suurimmista eduista on sen kyky synkronoida eri laitteiden välillä. Tämä tarkoittaa, että voit aloittaa tehtävän puhelimella, jatkaa sitä tabletilla ja viimeistellä tietokoneella. Kaikki tiedot ovat aina saatavilla ja ajan tasalla.

Tehtävälistojen luominen on helppoa, ja voit lisätä niihin erilaisia alatehtäviä, muistutuksia ja eräpäiviä. Kalenteritoiminnot ovat myös kattavat, ja ne mahdollistavat aikataulujen suunnittelun sekä henkilökohtaisten että työasioiden hallintaan. Sovellus integroituu saumattomasti Google-kalenterin kanssa, mikä on iso plussa.

Käytettävyys ja muokattavuus

Yksi asioista, joka tekee TickTickistä todella houkuttelevan, on sen muokattavuus. Voit räätälöidä näkymät ja listat omien tarpeidesi mukaan. Tämä on loistavaa, sillä jokaisella meistä on oma tapansa organisoida asioita.

Sovelluksessa on myös mahdollisuus käyttää erilaisia teemoja ja asetuksia, jotka tekevät käytöstä miellyttävämpää. Pidän erityisesti siitä, että voin vaihtaa teeman omien mieltymysteni mukaan esimerkiksi tummaan tilaan, mikä on mukavampi silmille iltaisin.

Yhteisöllisyys ja yhteistyö

Monet meistä työskentelevät tiimeissä, ja TickTick tarjoaa erinomaisia yhteistyötyökaluja. Voit jakaa tehtäviä ja listoja muiden kanssa, mikä tekee tiimityöskentelystä sujuvaa. Lisäksi sovelluksessa on keskusteluominaisuus, jonka avulla voi kommunikoida tiimikavereiden kanssa ilman, että tarvitsee vaihtaa toiseen sovellukseen.

Yhteenveto

Kokonaisuudessaan sovellus on erinomainen työkalu niin henkilökohtaiseen kuin ammatilliseen käyttöön. Sen monipuoliset ominaisuudet, helppokäyttöisyys ja muokattavuus tekevät siitä yhden parhaista sovelluksista tehtävien ja kalenterin hallintaan. Olitpa sitten opiskelija, yrittäjä tai kiireinen vanhempi, tämä sovellus voi auttaa sinua pysymään järjestelmällisenä ja tehokkaana.

Jos etsit luotettavaa ja monipuolista sovellusta, joka pitää asiat järjestyksessä, suosittelen lämpimästi kokeilemaan TickTickiä. Se voi olla juuri se työkalu, joka tuo kaivattua järjestystä ja hallintaa arkeesi.